Unberechtigte Forderungen -Kontosperre

Ich habe schon mehrere Mahnungen erhalten. Ich habe jedes Mal nachgewiesen das die Lieferung bezahlt war.
Resultat: man forderte für andere Auftragsnummern den Rechnungsbetrag.
So habe ich bereits 3 Kontoauszüge an 123tv versandt.
Auf dem letzten Auszug waren dann auch die Gutschriften für Retouren zu ersehen.
Hierzu erhielt ich folgende Mail von 123tv:

Am 16.12.2020 wurde Ihnen leider xxx,xxx Euro auf ihre Kreditkarte zurück erstattet.
Wir bitten dies zu entschuldigen.
Bitte überweisen Sie den Betrag an folgende Bankverbindung...

Ich bitte endlich um eine kompetente Bearbeitung in der Buchhaltung. Und vor allen sollte geprüft werden, ob die bei Ihnen verwendeten Software den Anforderungen entspricht.