Beschwerdebrief: Tipps, Beispiele & gratis Musterbriefe

Beschädigte oder zu spät gelieferte Ware? Unzufrieden mit dem Kundendienst? Unfreundliche Bedienung? Manchmal gibt es Situationen, in denen man einfach Luft ablassen möchte. Doch ist ein Beschwerdebrief immer sinnvoll und wie beschwere ich mich richtig?

In den folgenden Abschnitten erklären wir dir, was genau ein Beschwerdebrief ist. Wann es sinnvoll ist einen an das Unternehmen zu schreiben und wie man diesen freundlich, aber wirkungsvollen formuliert.

Hier erklären wir dir Schritt-für-Schritt, wie du einen guten Beschwerdebrief schreibst. Anhand von Beispielformulierungen zeigen wir dir, was du beachten musst und was du auf keinen Fall schreiben solltest.

Beschwerdebrief — Was willst du damit erreichen?

Dass du eine Beschwerde schreiben möchtest, kommt nicht von irgendwoher. Überlege dir also vor dem Schreiben genau, was du mit deinem Beschwerdebrief erreichen möchtest:

  • Geht es dir um eine Entschädigung?
  • Möchtest du auf Missstände, Ärgernisse oder Mängel hinweisen?
  • Möchtest du die Zusammenarbeit verbessern?

Egal, was der Grund für dein Beschwerdeschreiben ist, es ist wichtig, dass du diesen vorher definierst.

Schreibst du einfach darauf los, hat dein Schreiben keine Struktur und wird so möglicherweise nicht wirklich ernst genommen oder nicht nachvollziehbar.

Willst du dich „nur“ beschweren oder reklamieren?

  • Eine Beschwerde weist auf Missstände oder Ärgernisse hin, dabei geht es nicht um rechtliche oder finanzielle Forderungen. Trotzdem kann es sein, dass du eine Wiedergutmachung erhältst.
  • Eine Reklamation zielt fast immer auf eine finanzielle Entschädigung ab.

Erst wenn du dir darüber im Klaren bist, was du erreichen willst, solltest du mit dem Beschwerdebrief beginnen.

Dank Reklamation24 kannst du einen Beschwerdebrief an das betreffende Unternehmen senden. Einfach, schnell und kostenlos!

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Beschwerdebrief — Wirkungsvoll formulieren

Mit Beleidigungen und Anschuldigungen kommst du in einem Beschwerdebrief nicht weit. Daher gilt, du solltest höflich, aber bestimmt und präzise formulieren.

Lass dir deshalb mit dem Schreiben Zeit, bis der erste Ärger verflogen ist.

Der Empfänger darf sich nicht vor den Kopf gestoßen oder angegriffen fühlen. Schließlich möchtest du eine Verbesserung der Sachlage erreichen und nicht auf taube Ohren stoßen.

Vermeide Floskeln, lange Ausschweifungen und Verallgemeinerungen. Bring deine Beschwerde freundlich, aber bestimmt vor.

Schreibe den Brief so, als würdest du ein persönliches Gespräch führen. Bleib dabei jedoch immer auf der Sachebene.

Hier einige Beispiele mit schlechten und besseren Formulierungen für deinen Beschwerdebrief:

GUTSCHLECHT
Bisher hat mich Ihre Qualität stets überzeugt, doch…Mit der gelieferten Ware bin ich nicht zufrieden.
Ich fühlte mich am Telefon von Ihrem Servicemitarbeiter rasch und unfreundlich abgefertigt.Vielleicht sollten Sie Ihrem Telefonservice mal Kundenfreundlichkeit beibringen.
Ich fühlte mich von Herrn X, schlecht beraten.In Ihrer Firma wird man schlecht beraten

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den perfekten Beschwerdebrief

Schritt für Schritt - Beschwerdebrief

1. Beginne den Beschwerdebrief immer mit etwas Positivem.

Vermeide Floskeln, lange Ausschweifungen und sogenanntes „Beamtendeutsch“. Bring deine Beschwerde freundlich, aber bestimmt vor.

Betone gegenüber dem Unternehmen deine bisherige Zufriedenheit, bevor du zu deiner Beschwerde kommst. Dann wirkt es nicht so, als würdest du dich nur aufspielen wollen.

Schlechte Formulierungen:

  • Heute muss ich mich bei Ihnen beschweren.
  • Ich bin enttäuscht von Ihrer Firma.
  • Mit den ausgeführten Leistungen bin ich nicht zufrieden.

Viel Bessere Formulierungen:

  • Bisher war ich mit der Qualität der gelieferten Ware immer sehr zufrieden. Doch…
  • Als langjährige Kundin schätze ich Ihr Unternehmen…
  • Ihr Unternehmen wurde mir als zuverlässiger Partner empfohlen…

2. Komm nach dem Einleitungssatz auf den Punkt

Schreibe zügig und konkret, was genau deine Beschwerde ist. Führe sachdienliche Fakten wie Datum des Kaufes bzw. der Leistung auf. Wenn nötig, füge dem Beschwerdebrief Kopien von Garantiescheinen oder Quittungen bei.

Unsachliche Kritik:

  • Ihre Firma arbeitet mangelhaft.
  • Ich habe noch nie erlebt, dass etwas klappt.

Sachliche Kritik:

  • Die letzte Lieferung/Leistung wies erhebliche Mängel auf.
  • Ich habe mir extra die Zeit freigehalten. Doch trotz Terminvereinbarung kam Ihr Monteur erst sehr viel später.


Biete auch Lösungsvorschläge neben den Punkten deiner Beschwerde an, wie etwa:

  • Ersatz
  • Reparatur
  • Nacharbeiten
  • Rückerstattung
  • Preisnachlässe
  • Gutscheine

Betone dabei eventuell, dass du weiterhin auf eine gute Zusammenarbeit Wert legst. Gib je nach Beschwerde eine freundlich formulierte Frist zur Lösung an. 1-2 Wochen sind in der Regel angemessen. Bedenke jedoch, dass es bei aufwendigen Waren & Dienstleistungen auch unmöglich sein kann innerhalb von so kurzer Zeit nachzubessern.

3. Beende den Beschwerdebrief mit einem positiven Schlusssatz

Beende den Brief nach einer positiven Einleitung und einer sachlichen Problemschilderung mit einem höflichen und respektvollen Schlusssatz.

Bedanke dich für die Unterstützung und zeige Vertrauen auf eine positive Lösung.

Schlechter Schlussformulierung:

  • Ich hoffe, dass Sie das Problem schnellstens aus der Welt schaffen.
  • Wenn Sie keine Lösung finden, suche ich mir ein anderes Unternehmen.

Bessere Schlussformulierung:

  • Ich bin zuversichtlich, dass Sie das Problem rasch und unkompliziert lösen.
  • Ich bin überzeugt, dass Sie eine für beide Seiten gute Lösung finden und wir weiterhin gut zusammenarbeiten

Ganz wichtig! Lass dein Beschwerdebrief 1-2 Tage liegen oder lass ihn von jemand neutralem Korrektur lesen. 

Bevor du ihn schließlich absendest, prüfe ihn noch einmal ernsthaft und kritisch auf folgende Punkte:

  • Ist die Beschwerde gerechtfertigt?
  • Ist klar, was ich mit dem Beschwerdebrief erreichen will?
  • Sind deine Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail) alle korrekt?
  • Stimmt die Anschrift, Name des Ansprechpartners?
  • Sind Rechtschreibung und Grammatik eingehalten?
  • Ist der Ton freundlich, aber bestimmt oder habe ich meinem Ärger freien Lauf gelassen?

Wenn du all diese Punkte berücksichtigst, dann hat dein Beschwerdebrief weitaus mehr Chancen auf Erfolg!

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