Nachweis der Jugendhilfe für meinen Pflegesohn

Unser (Ex) Pflegesohn ist seit Ende Februar 2024 in einer Jugendhilfe-Einrichtung der Diakonie. Er wird im Juni 19 Jahre. Er hat Gesundheitliche Einschränkungen (FAS, Autismus, Depressionen, etc.). Die Auch über den Behinderteausweis abgedeckt sind. S. hat auch seit letztes Jahr eine Gesetzliche Betreuerin.
Das Jugendamt in Velbert deckt die Kosten für die Jugendhilfe ab. Dazu gehört auch der Beitrag der Krankenkasse.
Nun werde ich immerwieder von einem Herrn E. angeschrieben, das er eine Zusage der Jugendhilfe benötigt. Wenn ich versuche den Kollegen telefonisch zu erreichen, bekomme ich ihn nicht an Telefon, per Email gibt er mir keine Antwort, nur das er die Bestätigung der Jugendhilfe benötigt. In welcher Form teilt er mir auch nicht mit.
Nun sind wir, da wir nicht mehr gesetzlicher Betreuer sind nicht mehr in der Verantwortung und bekommen von der Knappschaft auch keine Auskunft. Teufelskreis.
Die wirtschaftliche Förderung des Jugendamtes hat an die Knappschaft eine Email geschrieben, das die Kosten von der Jugendhilfe übernommen werden. Diese Email habe ich zudem auch weitergeleitet.
Die gesetzliche Betreuerin ist ebenfalls über die Bestallung bekannt.
Ich hab mittlerweile die 3.Email zu dem Thema an Anfrage vom Herrn E. bekommen.
Wenn ich helfen kann ist das kein Problem. Allerdings scheinen wir uns hier im Kreis zu drehen.
Hier wäre es doch besser wenn die Betroffenen Personen/Abteilungen das Thema unter sich abklären sollten.
Was kann hier zur Besseren Kommunikation getan werden?